Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Vastaanottovirkailija
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme vastaanottovirkailijaa vahvistamaan asiakaspalvelutiimiämme ja varmistamaan, että vastaanoton päivittäinen toiminta sujuu ammattimaisesti, tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti. Tässä tehtävässä toimit organisaation ensimmäisenä kontaktina asiakkaille, vierailijoille ja yhteistyökumppaneille, joten roolisi on keskeinen positiivisen ensivaikutelman luomisessa. Vastaanottovirkailijana vastaat asiakkaiden vastaanottamisesta, puheluihin ja sähköposteihin vastaamisesta, ajanvarausten hallinnasta sekä yleisistä toimistotehtävistä. Työ edellyttää erinomaista palveluasennetta, huolellisuutta, organisointikykyä ja kykyä toimia rauhallisesti myös kiireisissä tilanteissa.
Tehtävässä menestyminen edellyttää vahvoja vuorovaikutustaitoja ja kykyä kohdata erilaisia ihmisiä ystävällisesti ja ammattimaisesti. Vastaanottovirkailija toimii usein tiedonvälittäjänä asiakkaiden, henkilöstön ja eri osastojen välillä, joten selkeä viestintä ja hyvä yhteistyökyky ovat olennaisia. Päivittäisiin tehtäviin voi kuulua myös asiakastietojen päivittäminen järjestelmiin, laskutukseen liittyvien perustietojen käsittely, postin vastaanotto ja jakelu, kokoushuoneiden varaaminen sekä toimiston yleisestä siisteydestä ja järjestyksestä huolehtiminen. Lisäksi tehtävässä voidaan odottaa valmiutta tukea muita hallinnollisia prosesseja tarpeen mukaan.
Arvostamme henkilöä, joka pystyy työskentelemään itsenäisesti mutta toimii luontevasti myös osana tiimiä. Olet järjestelmällinen, oma-aloitteinen ja osaat priorisoida tehtäviä muuttuvissa tilanteissa. Sinulla on hyvä paineensietokyky ja kyky säilyttää palvelun korkea laatu myös silloin, kun asiakasvirta on vilkasta tai useita tehtäviä on hoidettavana samanaikaisesti. Tehtävä sopii henkilölle, joka nauttii ihmisten kohtaamisesta ja haluaa olla mukana rakentamassa sujuvaa, turvallista ja miellyttävää asiointikokemusta.
Tarjoamme monipuolisen ja vastuullisen tehtävän vakaassa ja ammattimaisessa työympäristössä, jossa pääset kehittämään asiakaspalvelu- ja toimistohallinnon osaamistasi. Saat perehdytyksen tehtävään sekä tukea osaavalta tiimiltä. Työssä on mahdollisuus oppia organisaation eri toimintojen yhteensovittamista ja kehittää käytännön taitoja esimerkiksi asiakaspalvelussa, viestinnässä, ajanvarausjärjestelmissä ja hallinnollisissa prosesseissa. Jos olet palveluhenkinen, tarkka ja motivoitunut ammattilainen, joka haluaa olla tärkeässä roolissa arjen sujuvuuden varmistamisessa, tämä tehtävä voi olla juuri sinulle sopiva.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Toivottaa asiakkaat ja vierailijat tervetulleiksi ystävällisesti ja ammattimaisesti
- Vastata puheluihin, sähköposteihin ja muihin yhteydenottoihin ajallaan
- Hallinnoida ajanvarauksia, peruutuksia ja kalenterimerkintöjä
- Ylläpitää ja päivittää asiakas- ja yhteystietoja järjestelmissä
- Ohjata asiakkaat oikeille henkilöille tai osastoille
- Huolehtia postin, lähetysten ja vastaanoton yleisten tehtävien käsittelystä
- Avustaa laskutuksen, asiakirjojen ja muiden hallinnollisten tehtävien parissa
- Varmistaa vastaanottotilan siisteys, järjestys ja viihtyisyys
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Aikaisempi kokemus asiakaspalvelu- tai vastaanottotyöstä katsotaan eduksi
- Erinomaiset vuorovaikutus- ja palvelutaidot
- Hyvä suomen kielen taito sekä vähintään perustason englannin kielen osaaminen
- Perustason tietotekniset taidot ja valmius käyttää toimisto-ohjelmia
- Kyky työskennellä järjestelmällisesti ja huolellisesti
- Hyvä paineensietokyky ja kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti
- Oma-aloitteinen, luotettava ja yhteistyökykyinen työote
- Joustavuus ja valmius mukautua vaihteleviin työtilanteisiin
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on vastaanotto- tai asiakaspalvelutehtävistä?
- Miten toimit tilanteessa, jossa usea asiakas tarvitsee apua samanaikaisesti?
- Millaisia ajanvaraus- tai asiakashallintajärjestelmiä olet käyttänyt?
- Kuinka varmistat ystävällisen ja ammattimaisen asiakaskokemuksen kiireessäkin?
- Miten käsittelet haastavia asiakaspalvelutilanteita?
- Miksi olet kiinnostunut vastaanottovirkailijan tehtävästä tässä organisaatiossa?
